Metodologia e Instrumentos

Conceitos apresentados neste texto

Neste texto, metodologia é um conjunto de procedimentos que serão utilizados para elaborar o Programa de Governo – o modo de fazer. A metodologia sugerida prevê o trabalho por etapas, que podem ser sucessivas ou simultâneas, conforme a realidade local.

Instrumentos são ferramentas indicadas para auxiliar o desenvolvimento dessa metodologia.

Os instrumentos aqui sugeridos contribuem para:

• Registro sistemático das atividades de elaboração do Programa de Governo;
• Sistematização de dados e informações sobre o estado e sobre a realidade da ação do atual governo municipal;
• Indicação de necessidades e demandas, para a definição de prioridades e compromissos do Programa de Governo;
• Registro de propostas articuladas às necessidades e demandas da população;
• Articulação das propostas do Programa de Governo com as diretrizes do PT e as resoluções que orientam a campanha municipal de 2016;
• Articulação das propostas de governo com as políticas do governo federal;
• Formatação do Programa de Governo que deve indicar de maneira explícita, objetiva e didática as intenções e os compromissos das candidaturas do PT às eleições municipais.

Tais instrumentos são contribuições que devem ser adequadas à especificidade de cada estado, sob forma de:

• Perguntas – Provocam a identificação dos problemas e desafios, da realidade do atendimento, das potencialidades e das necessidades e demandas.
• Tabelas – Contribuem para a visualização dos dados. Facilitam a análise das informações, por parte do grupo de trabalho, possibilitando olhar e comparar, rapidamente, as várias informações.
• Formulários – Facilitam a padronização dos registros e informações.
• Roteiros – Sugerem as sequências de atividades ou pesquisas para elaboração e sistematização de dados, propostas e diagnósticos.
• Indicação de fontes de informação sobre dados do município.
• Orientações gerais.

É importante que os instrumentos utilizados na elaboração do Programa de Governo, bem como todos os registros efetuados e a sistematização de dados, estejam disponíveis para toda a equipe de trabalho.

1) As etapas específicas de elaboração do Programa de Governo são as seguintes:

a) Preparação participativa do programa

É o momento de agregação de apoiadores, aliados e simpatizantes e ampliação da ação política do partido em relação à sua militância e à sociedade em geral.

Nesta etapa é feito o levantamento dos dados e das informações que subsidiarão a elaboração do diagnóstico do estado e a definição das prioridades e das propostas que comporão o texto do programa de governo.

b) Estruturação formal do programa de governo

O texto do programa de governo deve apresentar as diretrizes, o diagnóstico, as prioridades e as propostas do PT para o estado. Depois de redigido, o texto deve ser apresentado para aprovação em convenção partidária e se tornar referência de campanha.

c) Ampliação e detalhamento do programa ao longo da campanha

Com a vitória nas eleições, incorporamos mais duas etapas. É importante que estas etapas já estejam previstas, como compromissos do próprio programa:

d) Processo de transição

Nesta etapa, de forma transparente e democrática, deve-se realizar uma análise objetiva das condições da administração municipal a ser assumida e a compatibilização de propostas defendidas no programa de governo e os prazos, possibilidades, orçamentos e recursos humanos necessários e disponíveis no governo municipal.

É neste processo que as negociações de estruturação do governo são feitas tomando por base os compromissos expressos pelo programa e as necessidades do próximo governo, em que se inclui o perfil daqueles que serão indicados a compor as equipes de governo.

e) Elaboração do plano de governo

O plano de governo é fruto do primeiro momento de planejamento formal do governo eleito. Incorpora os resultados do processo de transição e estabelece as diretrizes e medidas necessárias à transformação do programa de governo em plano de ação da gestão a ser assumida.

2) AVALIAÇÃO DO PROGRAMA DO GOVERNO ATUAL E SUA REALIZAÇÃO

Antes de iniciar a elaboração do Programa de Governo, seja o PT situação ou oposição no governo municipal, o grupo de trabalho deve proceder a uma avaliação do Programa de Governo que o dirigente da atual gestão (prefeitura, governo estadual ou federal) fez campanha e seu plano de governo, ao longo dos quatro anos. Isto possibilita verificar as incoerências, avanços, desafios, dificuldades e conquistas, e que são indicativos para a elaboração do novo Programa de Governo.

Como fazer a avaliação

• A avaliação deve ser realista, com base em critérios objetivos. É importante manter o foco e analisar o governo atual a partir do conteúdo propositivo definido pelas diretrizes e eixos gerais que orientam a campanha.
• O caminho mais adequado é partir do Programa de Governo ou das promessas de campanha da atual gestão e estabelecer uma comparação com aquilo que foi efetivamente realizado.
• É necessário um diagnóstico preciso sobre as realizações do governo atual, de maneira que o PT possa fazer propostas substantivas que garantam avanço em relação a essas realizações.
• Evitar fazer uma avaliação tendenciosa do governo opositor, objetivando apenas apontar falhas. É importante lembrar que esse mesmo critério pode ser usado pelo opositor para fazer a crítica a um governo do PT.
• Se o PT for governo, será importante produzir um relatório em que todos os dados sobre as ações do governo sejam reunidos e analisados, mostrando onde houve ou não avanço. Deve-se enfatizar os avanços, pois estes dados vão servir para a justificativa da reeleição e para indicar onde o governo deverá atuar com mais atenção se reeleito. É quando o PT é governo que o partido deve estar ainda mais preparado para responder às críticas que serão feitas a sua gestão.

Sugestão para sistematizar a avaliação do atual governo:

Avaliação do Governo Atual			Avaliação do Governo Atual
Pontos Fortes	Impacto na Sociedade (alto, médio, baixo)		Pontos Fracos	Impacto na Sociedade (alto, médio, baixo)

Pontos Fortes: Quais os principais pontos fortes do governo atual na temática/área?

Pontos Fracos: Quais os principais pontos fracos do governo atual na temática/área?

Impacto na População: Qual o impacto destes pontos na qualidade de vida da população?

• O mesmo roteiro de questões pode ser aplicado a cada região do município ou estado, para avaliação do programa proposto ou prometido para estes locais.
• É muito importante a avaliação da população sobre cada questão, o que dará pistas se a proposta continua sendo prioritária ou se a prioridade já mudou.

Elaboração de texto preliminar do diagnóstico

A análise dos dados e das informações coletadas na etapa de diagnóstico deve ser sistematizada visando à produção de um texto que destaque as respostas feitas às perguntas que orientaram a produção do diagnóstico, identificando problemas e oportunidades nas políticas públicas. Este texto servirá de subsídio à formulação de propostas do PG e às intervenções do candidato ou candidata durante a campanha.

3) ESTABELECIMENTO DE PRIORIDADES E INDICAÇÃO DE PROPOSTAS PARA O PROGRAMA DE GOVERNO

Elaborado o diagnóstico, a partir da sistematização e da análise dos dados e das informações sobre o estado, e à luz das diretrizes, dos eixos conceituais e dos princípios partidários, deve-se dar início à definição das prioridades e à elaboração das propostas.

Para isso é preciso levar em conta:

• A avaliação das realizações do atual governo (pontos fortes, pontos fracos e impactos);
• As demandas e necessidades atuais da população, as perspectivas da sociedade para o estado e suas regiões que devem estar organizados no diagnóstico elaborado;
• Os recursos orçamentários que estarão disponíveis;
• As possibilidades de articulação das políticas municipais às políticas federais;
• As possibilidades de financiamentos para ampliação de recursos financeiros para investimento.

Essas são questões a serem consideradas para definir as prioridades1 do novo governo, que deverão estar explicitadas no Programa de Governo.

Tendo em mãos uma lista com todas as demandas, relevantes e factíveis – sejam elas relacionadas a serviços e investimentos públicos ou a reformulações na máquina administrativa – a equipe precisa dispor essas demandas em ordem de importância, por prioridades.

Como identificar prioridades?

Prioridade é eleger o que vem em primeiro lugar. Cabe neste momento refletir sobre qual é a melhor estratégia de desenvolvimento da área/tema para alcance dos propósitos e premissas, ou ainda, o que pode ser considerado estruturante para o desenvolvimento do tema e afirmação do conteúdo.

Para identificar as prioridades, a equipe de Programa de Governo deve realizar reuniões com os apoiadores, colaboradores e representantes da sociedade, organizados em grupos de trabalho por eixos e seus temas.

Uma discussão coletiva da versão sistematizada das várias questões consideradas prioritárias pelos grupos pode eleger uma outra lista de prioridades gerais para o Programa de Governo. Essa discussão ampliará o debate e o compromisso dos participantes com o que está sendo elaborado.

O uso da técnica de visualização com cartelas (apresentada nesta publicação), em reuniões moderadas, é especialmente indicado para essas discussões, onde muitas questões devem ser debatidas com democracia e objetividade.

Cada grupo deverá ter sempre um responsável pela organização dos debates e pela apresentação das conclusões e propostas debatidas.

Como devem ser as propostas?

As propostas – a maneira como se pretende solucionar os problemas, dadas as prioridades – devem ser indicadas em grupos temáticos e no grupo mais amplo. Depois, elas serão apresentadas para aprovação em convenção partidária.

Deve-se prestar muita atenção ao realismo das propostas formuladas. As propostas a serem apresentadas no Programa de Governo não precisam ser muito detalhadas e pormenorizadas.

Esse detalhamento pode ser realizado ao longo da campanha e no período de transição e elaboração do Plano de Governo.

Também não podem ser propostas tão genéricas e amplas que tornem incompreensíveis, ao eleitor e a eleitora, o que e como se pretende trabalhar na gestão e o diferencial das propostas do PT e aliados em relação aos demais partidos e seus candidatos/as.

As propostas devem ser feitas com responsabilidade, considerando as demandas da população, as prioridades de governo, os recursos envolvidos e o prazo de quatro anos de mandato.

Sugestão de formulário para indicação de prioridades

* A ordem é colocada após uma análise de todas as questões.

Sugestão de formulário para indicação de propostas

Atenção para não incluir propostas que extrapolem a competência constitucional do Estado e legais dos órgãos públicos.

4) ROTEIRO DE PROGRAMA DE GOVERNO

O documento do Programa de Governo deve ser um texto bem claro e objetivo. Deve explicitar as idéias, as diretrizes partidárias, o diagnóstico sobre o estado e suas regiões e as propostas de trabalho em prol da população.

Abaixo, segue um modelo de construção lógica do texto do Programa de Governo.

Apresentação

É importante que o documento comece com uma carta da coordenação das eleições no município ou da presidência do Diretório do PT apresentando o Programa de Governo e os compromissos do partido.

Aqui, é importante lembrar:

• Contextualização do PT no governo federal;
• Contextualização do PT no governo estadual e municipal (se for o caso);
• Lutas históricas do PT;
• Lutas históricas do PT no estado e/ou no município.

Carta do candidato ou candidata

É importante que o próprio candidato ou candidata ao cargo executivo escreva uma carta à população onde reitera seus compromissos com o partido e com a sociedade.

Introdução do programa de governo

Recomenda-se que o texto introdutório do Programa de Governo contenha os seguintes pontos:

a – Texto sobre o estado ou município e sobre o Brasil

Parecer sobre as grandes questões do estado ou município, de maneira mais ampla. Não se trata de uma análise exaustiva sobre os dados e as informações captadas para a elaboração do diagnóstico, mas uma contextualização que justifique a luta e a disputa nas eleições do candidato ou da candidata e as prioridades assumidas.

Se o PT for – ou se já tiver sido – governo no estado ou no município, relatar brevemente as principais conquistas.

Da mesma forma, citar e relacionar as políticas públicas desenvolvidas pelo Governo Federal e os resultados que beneficiaram a população, nas gestões do presidente Lula e da presidenta Dilma.

b – Relato de como foi elaborado o Programa de Governo

Pode ser realçado o processo participativo e democrático de construção do Programa de Governo, mostrando que desde já o PT reconhece e respeita o conhecimento da população sobre sua realidade cotidiana e honra seu compromisso com a democracia.

c – Diretrizes

• Escrever texto sobre as diretrizes e os eixos conceituais que orientaram o Programa de Governo.

• Exemplificar a prática desses eixos deixando mais claros os princípios e as diretrizes, inclusive com exemplos de propostas mais amplas, relacionando-as aos eixos.
• Destacar as marcas da campanha – que se tornarão as marcas do governo.

d – Apresentação da composição do programa: diagnósticos, prioridades e propostas

O texto do Programa de Governo deve levar em conta as diretrizes. O diagnóstico e as propostas podem ser apresentados de acordo com os eixos conceituais, relacionando os temas discutidos dentro deles.

É importante que o texto relacione o diagnóstico básico de cada problema com a proposta elaborada para sua solução.

5) ORIENTAÇÕES GERAIS

Quanto à elaboração das Propostas de Mandato Parlamentar

Essa mesma metodologia de elaboração de Programa de Governo pode ser adaptada para a elaboração das Propostas de Mandato dos candidatos e candidatas petistas aos parlamentos municipal, estadual e federal.

É também fundamental a participação da população na formulação dos diagnósticos e das propostas, especialmente porque as candidaturas ao parlamento têm relação ainda mais estreita com segmentos específicos da sociedade.

Quanto à relação da equipe de Programa de Governo e as equipes de comunicação e marketing

O Programa de Governo e todo o material em que ele se baseia é subsídio para as equipes responsáveis pela comunicação e pelo marketing. Por isso, é imprescindível uma relação politicamente alinhada entre responsáveis pela comunicação e a equipe do Programa de Governo, para garantir que o conteúdo das peças de publicidade das candidaturas seja coerente com o Programa de Governo, com as diretrizes partidárias e que as informações entre as equipes fluam bem.

Cuidado com os preconceitos

No texto do Programa de Governo, deve-se evitar palavras e expressões que possam ter conotações preconceituosas, racistas e discriminatórias. É importante ter atenção para usar uma linguagem que contemple a diversidade de gênero, lembrando sempre que estamos falando de e para homens e mulheres. Por exemplo, evitar palavras só no gênero masculino.

Aperfeiçoando cada vez mais as propostas

É importante lembrar que durante o período da campanha, o Programa de Governo, apresentado como compromisso do partido, deve ser constantemente aperfeiçoado por meio da participação das pessoas nas atividades de campanha e do acúmulo de novas informações.

A análise das novas informações, quando importante, deve ser registrada e incorporada ao discurso dos candidatos e candidatas. Ela é também subsídio para a elaboração do Plano de Governo, caso o partido vença as eleições.

Aperfeiçoar não significa mudar as propostas no meio do caminho, mas atualizá-las de acordo com a dinâmica da conjuntura local e nacional.

6 – PREPARAÇÃO DO PROGRAMA DE GOVERNO

A preparação do Programa de Governo envolve:

a) Organização da equipe de trabalho

Antes de dar início à elaboração do Programa de Governo é preciso organizar um grupo de trabalho fixo e constante, que se comprometa a acompanhar todas as etapas de elaboração do Programa de Governo.

Este grupo de trabalho é importante para:

• Constituir referência a que o pré-candidato ou pré-candidata possa recorrer quando houver necessidade de recuperar alguma discussão feita ao longo do processo e/ou detalhar algum aspecto do Programa que não tenha sido explicitado, dada a necessidade de que o Programa de Governo seja o mais objetivo possível;
• Garantir que as experiências acumuladas durante a elaboração do Programa de Governo possam ser recuperadas a partir da memória das pessoas que participaram do grupo de trabalho. A experiência dos que acompanham todo o processo é insubstituível;
• Garantir um grupo de pessoas que possam auxiliar no Processo de Transição e na elaboração do Plano de Governo, caso o PT ganhe as eleições. Esta é uma maneira de tornar o Programa de Governo uma referência concreta para a gestão.

Deverão integrar o grupo de trabalho para elaboração do Programa de Governo:

• Pré-candidatos e pré-candidatas.
• Coordenadores de campanha – responsáveis por coordenar a política e articular o planejamento de campanha com a elaboração de Programa de Governo.
• Dirigentes e militância partidária – é importante garantir o envolvimento de pessoas que conhecem o partido, sua história, estrutura, suas diretrizes e os debates sobre a política nacional, regional e municipal. Envolver as Secretarias2 e os Setoriais3 do PT que possuem conhecimento sobre temas que serão tratados. [link para as diretrizes setoriais] O Programa de Governo não pode e não deve ser um produto formal, elaborado por um grupo de técnicos e intelectuais que não tenham compromisso com as diretrizes do PT. Além disso, são os integrantes do partido que possuem acúmulo e experiência sobre outras campanhas políticas.
• Agentes sociais que estejam dispostos a colaborar na eleição de uma candidatura do PT, tais como:

• Lideranças locais e profissionais que conheçam bem a realidade do município. Neste momento, o objetivo não é constituir um grupo em que todos os agentes sociais estejam representados, mas identificar entre os diversos agentes aqueles que poderão se integrar ao grupo de trabalho, tais como membros de conselhos de escola, de saúde, agentes de educação e saúde, lideranças das igrejas, juízes, advogados, parlamentares, lideranças de movimentos sociais, associações de moradores, sindicatos patronais e de trabalhadores rurais e urbanos, associações comerciais, federações da indústria, lideranças de cooperativas agropecuárias, membros de organizações não-governamentais etc.

Um grupo de trabalho, para ser eficiente, não pode ser muito grande. Haverá um momento posterior em que os demais agentes sociais serão envolvidos.

• Colaboradores(as) e especialistas que possuam conhecimento sobre temas que serão abordados no Programa de Governo.
• Pesquisadores(as) de institutos de pesquisa ou de universidades, professores e técnicos de áreas específicas.

É importante garantir que neste grupo haja pessoas que:

• Conheçam a realidade social, econômica, política e cultural do município ou estado, bem como sua história;
• Tenham informações sobre a conjuntura econômica, política, social e cultural do município ou estado;
• Conheçam as políticas dos governos do presidente Lula e da presidenta Dilma e como estas têm impulsionado o desenvolvimento nacional, regional e local;
• Conheçam a máquina pública ou tenham experiência de governo (parlamentares, por exemplo, caso o partido não seja governo);
• Tenham conhecimento da realidade institucional, da legislação que rege o município e familiaridade com a leitura da legislação;
• Saibam pesquisar, sistematizar informações e ler relatórios, dados oficiais, dados estatísticos, dados de pesquisa de opinião pública etc.;
• Tenham familiaridade com o uso da Internet;
• Saibam elaborar textos de referência para discussão no próprio grupo de trabalho e com setores da sociedade, com linguagem objetiva e fiel ao que tenha sido discutido. Estas pessoas serão muito importantes também no momento de escrever o texto do Programa de Governo.

b) Definição da estrutura de apoio

Deve-se garantir um grupo responsável pela estrutura de apoio e providenciar a infra-estrutura necessária ao desenvolvimento de cada uma das etapas de elaboração do Programa de Governo: trabalho de secretaria em geral, coordenação de agenda do grupo de trabalho, monitoramento do cronograma de trabalho, contato com o GTE municipal e nacional, estabelecimento de contato com setores da sociedade para organização de grupos de discussão etc.

DICA – O Diretório Municipal do PT pode fornecer esta estrutura de apoio. Caso o partido não esteja suficientemente organizado em seu município, o momento de campanha pode ser uma oportunidade para que isso aconteça. A constituição de um grupo de trabalho enxuto que tenha disposição, tempo, vontade e compromisso com as diretrizes do PT e com as candidaturas que ele apresenta e a articulação com os diretórios municipais vizinhos e com o Diretório Estadual poderão contribuir para a superação das dificuldades e otimizar recursos e ações.

O importante é garantir que todas as etapas de elaboração do Programa de Governo sejam realizadas, respeitadas as possibilidades e a estrutura de cada município. Por isso, essas são orientações gerais e cabe a cada município adaptá-las conforme suas possibilidades e sua criatividade.

DICA – O uso da Internet permite acessar bancos de dados de vários lugares do País, entrar em sites do governo federal, estadual e municipal, institutos de pesquisa, de universidades, sobre as experiências nas prefeituras e câmaras municipais, o que facilita a pesquisa de dados sobre o município e sobre a máquina pública. Veja no anexo os endereços de sites onde você pode pesquisar informações. [link endereços úteis]

c) Participação da população na elaboração do Programa de Governo

Embora a elaboração do Programa seja uma ação partidária, é importante criar condições para possibilitar a participação do maior número possível de pessoas, organizações e entidades nesse processo.

Nossa prática de diálogo deve ser demonstrada e exercitada muito especialmente neste período. Quanto mais amplo o envolvimento de diferentes setores sociais e segmentos profissionais, mais rico será esse processo, maiores possibilidades teremos de ampliar os apoios na campanha e as propostas serão mais bem aceitas pela população.

Esse Programa deve ser o reflexo, o mais real possível, das demandas, perspectivas e necessidades da população local identificadas no território, a partir das diretrizes e contribuições do nosso partido para a construção de uma sociedade mais justa e democrática.

Algumas dicas para ampliar a participação na elaboração do Programa:

• Listar, em formulário próprio, nomes e formas de contato de lideranças de entidades de bairro e da zona rural, sindicatos, organizações da sociedade civil, pesquisadores, diretores de escola, agentes públicos, empresários, moradores etc., pessoas que possam ser convidadas a contribuir na discussão dos problemas e propostas para a cidade.
• Prever locais, horários adequados para reuniões e pautas para envolvimento dessas pessoas em debates locais, de pequenos grupos ou de grupos mais amplos.
• Convidar pessoas para debater os temas com os quais elas tenham afinidade ou interesse. Esses debates devem ser planejados, bem organizados, para garantir que os participantes possam expressar suas ideias, que devem ser registradas pela equipe do diretório ou pessoa responsável. É importante que, ao final de cada debate, o coordenador ou coordenadora da reunião faça um resumo das principais ideias apresentadas, para que todos saiam da reunião com a certeza de terem contribuído.

• Quando houver uma reunião ou um seminário para debater um tema que seja incluído no Programa de Governo, é importante que os participantes tenham, depois, conhecimento de como o tema foi tratado pela equipe responsável pela elaboração do Programa de Governo. Assim, é fundamental ter uma lista de presença com indicações de como entrar em contato com os presentes no debate.

DICA – Há outras formas de participação da comunidade ou de grupos na elaboração do programa, tais como o uso de pesquisas de opinião, a coleta de sugestões por meio de uma urna em um bairro, em uma associação, escola, posto de saúde, sindicato, o uso de um site ou blog interativo onde as pessoas possam colocar sua opinião, um mural de propostas no comitê etc.

d) Planejamento do trabalho de elaboração do Programa de Governo

As atividades de elaboração do Programa de Governo devem ser bem planejadas, definindo-se os objetivos, as ações necessárias para concretizar os objetivos e as atividades para realizar cada ação. Veja as orientações de planejamento. [link para planejamento]

O planejamento é um processo e deve ser registrado de forma escrita, passo a passo, para socializar as informações, balizar a ação comum das equipes e possibilitar o monitoramento, avaliação e revisão das ações propostas.

Um bom planejamento depende de uma série de iniciativas do diretório:

• Estimular dirigentes e a militância partidária para que garantam e participem do processo de planejamento e de elaboração do Programa de Governo.
• Constituir a equipe coordenadora e as equipes de trabalho para o processo de elaboração do Programa de Governo.
• Conhecer as diretrizes e os eixos que norteiam a elaboração da proposta. [Link para eixos]
• Identificar e arregimentar especialistas e outras pessoas que tenham experiência nas várias áreas, que irão contribuir na elaboração de diagnósticos, das propostas e da redação do Programa de Governo.

O planejamento irá:

• Definir como será a participação da sociedade na elaboração do programa e quais as estratégias para isso.
• Apontar a estrutura de apoio necessária (recursos humanos, computadores, impressoras, Internet, telefones, salas de reuniões e plenárias).
• Ter como resultado a definição das etapas do trabalho, definição de prazos, do cronograma e das formas de ação da equipe.

A equipe de Programa de Governo deve ter um responsável pelo plano de trabalho, articulado ao Planejamento da Campanha, que deve monitorar as ações, os produtos, os prazos, os responsáveis e os recursos disponíveis e necessários. É importante que tudo o que se faça seja documentado e registrado para a memória do partido.

e) Metodologia das reuniões sobre Programa de Governo

As reuniões (oficinas de trabalho, reuniões temáticas, plenárias e as assembléias com população) devem ser planejadas e preparadas com antecedência, de maneira a garantir a infra-estrutura e o material adequado ao cumprimento dos objetivos das reuniões.

Responsáveis

Dentro do grupo de trabalho para elaboração do Programa de Governo, uma pessoa deve ser designada para verificar se as condições de infra-estrutura para reuniões estão adequadas.

A responsabilidade da preparação da reunião pode ser dividida com aqueles que já tenham a responsabilidade de organizar reuniões no diretório ou comitê.

Preparação

Antes das reuniões, o grupo de trabalho deve:

• Preparar todo o material que será usado durante as atividades: os dados e informações disponíveis, mapas do município, textos elaborados, dados sobre as políticas do governo Lula e Dilma (nacionais, regionais e, se possível, municipais), instrumentos que poderão ser utilizados (como os que são sugeridos aqui), em material acessível, de fácil visualização e em quantidade adequada.
• Garantir que as informações sejam amplamente divulgadas com antecedência suficiente a fim de que o tempo da reunião seja bem aproveitado.
• Disponibilizar informações para a participação nas reuniões como: o cronograma, seus objetivos, o material que será utilizado e o que mais for considerado relevante para uma participação com qualidade.
• Garantir local agradável (sem barulho, com condições climáticas e infra-estrutura adequadas e acomodações suficientes) e compatível ao número de participantes, não esquecendo de providenciar local com fácil acesso para pessoas com dificuldades de mobilidade (salas sempre em locais térreos ou com rampas ou elevadores).
• Garantir logística necessária ao bom andamento das atividades, providenciando:
  • Cadeiras em número suficiente para acomodar a quantidade de participantes esperados;
  • Cadeira e local definido para a coordenação da reunião;
  • Mesa com cadeiras para quem vai receber os participantes e controlar as listas de presença;
  • Conjunto adequado de cadeiras e mesas se for trabalhar com mapas;
  • Painéis para exposição de mapas;
  • Equipamento de som (microfone e caixas) – se necessário;
  • Registro da reunião – alguém para registrar as falas ou equipamento para gravação, para ter esse registro.
  • Equipamentos de projeção (retro-projetor e transparências, projetor multimídia, CD, disquetes, tela de projeção – ou parede apropriada – e computador);
  • Cópias, para todos e todas participantes, dos materiais que serão utilizados e discutidos;
  • Formulário para registro do andamento da reunião (ata);
  • Formulários diversos a serem preenchidos;
  • Listas de presença impressas;
  • Cartelas para registro (ver detalhamento a seguir);
  • Papel madeira para registro da discussão e colagem das cartelas;
  • Lápis, canetas esferográficas, canetas hidrográficas;
  • Fita crepe;
  • Papel para anotações;
  • Equipamento para registro em fotografia ou filme (pode ser até aparelho de telefone celular).